Eisenhowerjeva matrika: tehnika postavljanja prioritet in upravljanja s časom

Ti vedno uspe vse narediti pravočasno in do roka? Ali pa se ti je že kdaj zgodilo, da ti je zmanjkalo časa za stvari, ki jih moraš nujno narediti? Verjamem, da se je večini že kdaj zalomilo in nismo uspeli vselej pravočasno vsega dokončati. Naj bo to domača naloga za naslednji dan ali pa obljuba prijatelju ali prijateljici, ki je nismo uspeli držati zaradi naših drugih obveznosti, kot so na primer učenje, treningi, glasbena šola …

Postavljanje prioritet in upravljanje s časom je ena izmed veščin, za katero je nujno, da jo posameznik tekom življenja razvija in usvoji, saj nam omogoča uspešnost na različnih področjih življenja. Tudi tebi lahko pripomore k izboljšanju učinkovitosti – domačo nalogo, na primer, lahko zaključiš v čim krajšem času in s čim več uspeha.

Tehnik za upravljanje s časom je veliko, tako individualnih kot skupinskih. Predstavili bomo le eno izmed mnogih, ki ti bo mogoče prišla prav pri odločanju o tem, na katero nalogo se je smiselno osredotočiti najprej. V nadaljevanju bomo spoznali, kako nam lahko postavljanje ciljev pomaga pri upravljanju s časom.

Postavljanje ciljev

Da lahko postavimo prioritete, moramo najprej določiti svoje cilje. Skozi cilje vidimo, kaj nam je pomembno. Poznamo dolgoročne in kratkoročne cilje.

Dolgoročni cilji so usmerjeni na daljno prihodnost in nam povedo, kaj si želimo uresničiti enkrat v prihodnosti. Pri postavljanju teh ciljev si lahko pomagamo z naslednjimi vprašanji: »Kje se vidim čez pet let?«, »Kakšno je moje idealno življenje čez pet let?«. Dolgoročni cilji včasih delujejo oddaljeno in nedosegljivo. Ravno zato so pomembni naši kratkoročni cilji, saj z njimi dolgoročne cilje razdelimo na več manjših in lažje uresničljivih ciljev. Oglejmo si primer: če je moj dolgoročni cilj v petih letih prebrati 120 knjig, potem je kratkoročni cilj, da vsak mesec preberem dve knjigi. Da to dosežem, moram na približno vsaka dva tedna prebrati eno knjigo. Tudi branje posamezne knjige lahko razdelim na več manjših enot in si na primer določim, koliko strani načrtujem prebrati vsak dan. Tako se pomikam k 120 prebranim knjigam v petih letih …

Pomembno je, da so postavljeni cilji konkretni, merljivi, uresničljivi in časovno opredeljeni. Za nas morajo imeti smisel. Le v tem primeru bomo dovolj motivirani, da bomo cilje tudi dosegli. Veliko manj bomo motivirani, če nam bodo cilje določili drugi - na primer prijatelji, starši ali učitelji.

Eisenhowerjeva matrika za upravljanje s časom

Pogosto se lahko zgodi, da se na koncu dneva osredotočamo na to, česar nismo uspeli narediti, in ne na to, kar smo naredili. To nam povzroča stres in neprijetna občutja. Temu se lahko izognemo, zato ti v nadaljevanju predstavljamo eno izmed tehnik za učinkovito upravljanje s časom. Ta tehnika se imenuje Eisenhowerjeva matrika.

Eisenhowerjeva matrika temelji na postavljanju prioritet.

Glede na to matriko damo vsem obveznostim, ki jih moramo narediti v nekem obdobju, na primer v enem tednu, prednost glede na nujnost in glede na pomembnost naloge. To pomeni, da lahko naloge razdelimo v štiri različne kategorije:

1. Pomembne in nujne naloge: te naloge so prednostne in jih naredimo naprej. To so tiste naloge, ki so nam pomembne, hkrati pa se časovni rok oddaje naloge približuje, kar pomeni, da zahtevajo našo pozornost in aktivnost v tem trenutku (na primer do jutri je treba oddati seminarsko nalogo za maturo).
2. Pomembne in ne nujne naloge: to so naloge, ki so za nas pomembne in jih moramo zaključiti, vendar še nismo pod časovnim pritiskom, da bi jih morali naglo zaključiti. Smiselno je, da te naloge opravimo, preden postanejo tudi nujne, saj se tako izognemo časovnemu pritisku in stresu. Imamo čas, da se odločimo, kdaj bi naloge želeli opraviti. To so zlasti naloge in projekti, ki ti pomagajo tebi uresničiti dolgoročne cilje.
3. Nepomembne in nujne naloge: to so naloge, ki se pojavijo nepričakovano in zahtevajo našo takojšnjo pozornost. Ker pa za nas niso pomembne, takšne naloge pogosto preložimo na koga drugega (na primer pospravljanje kuhinje po kosilu). Vse to je nujno, vendar če nam ni pomembno, lahko to delo opravi tudi kdo drug.
4. Nepomembne in ne nujne naloge: te naloge so na vrsti zadnje, saj nismo pod časovnim pritiskom, da jih moramo zaključiti, hkrati pa za nas niso pomembne. Velikokrat takšne naloge tudi izločimo z našega seznama opravil. Te naloge so na primer preverjanje socialnih omrežij, igranje računalniških igric, gledanje filmov in serij … Te naloge so v redu, če imamo zanje čas ali če potrebujemo odmor zaradi drugih, pomembnejših nalog. Ne smejo pa nadomestiti nalog in opravil, ki se nahajajo v prejšnjih treh kategorijah.

Za lažje razporejanje nalog v posamezne kategorije Eisenhowerjeve matrike sta pomembna tudi »to-do seznam« oziroma »seznam opravil« ter koledar/rokovnik. Tako pridobimo boljši pregled nad tem, kaj moramo narediti, kateri roki se nam približujejo ter kaj nam je pomembno in kaj ne. Na podlagi tega lahko vidimo, katere naloge so nujne in se jih moramo lotiti v tem trenutku, in katere lahko opravimo kasneje. Na primer: čez dva dni moram oddati domačo nalogo pri angleščini, čez teden dni pa pišem test iz matematike. Glede na časovni rok je nujnejše, da se najprej lotim reševanja domače naloge in potem učenja matematike za test, kot pa obratno ...

Viri

Kirillov, A. V., Tanatova, D. K., Vinichenko, M. V., in Makushkin, S. A. (2015). Theory and practice of time-management in education. Asian Social Science, 11(19), 193-204.

MacLeod, L. (2012). Making SMART goals smarter. Physician executive, 38(2), 68–72.

Murray, S. A., Davis, J., Shuler, H. D., Spencer, E. C., in Hinton, A. (2022). Time management for STEMM students during the continuing pandemic. Trends in biochemical sciences, 47(4), 279–283.

ProductPlan (2023). Eisenhower Matrix. https://www.productplan.com/glossary/eisenhower-matrix/